「採用証明書っていつ、どうやって提出すればいいの？」
ハローワークで手続きを進める際、突然必要になるのが「採用証明書」です。
失業保険を受け取るためには企業側に書いてもらう必要がありますが、タイミングや書き方、郵送での対応可否など、わかりにくい点も多くあります。
この記事では、採用証明書の提出フローから依頼方法、よくあるトラブル（間に合わない・出してくれない）への対応まで、わかりやすく解説します。
採用証明書とは？ハローワークに提出する目的を解説
採用証明書は失業保険を受け取っている失業者が、再就職先が決定した際にハローワークに出す書類を指します。
企業側が、失業して再就職先を探している失業者を採用する際に作成することがほとんどで、失業者の側から依頼を受けて作られることが多いです。
採用証明書が発行されることで、失業者を自分の会社の従業員として受け入れたことをハローワークに対して証明できるのです。
ハローワークで採用証明書が必要になる理由とは？
再就職先が決まった後にハローワークに提出する必要のある書類が採用証明書で、以下の2点が特徴です。
- 失業保険の受給停止に必要
- 再就職手当の申請に必要
ここから具体的に解説します。
失業保険の受給停止に必要
ハローワークの採用証明書とは、失業保険の受給を停止するために必要な書類のことで、再就職後は失業保険の受給を停止しなくてはいけません。
失業保険とは、退職した方を経済面で支え、一日でも早く再就職できるようにサポートすることが目的の制度であるためです。
再就職先が決まった場合、ハローワークに以下の書類を持参し、手続きをする必要があります。
- 採用証明書
- 雇用保険受給資格者証
- 失業認定申告書
失業保険を受給せずに再就職が決まった方の場合、ハローワークに採用証明書を提出する必要はありません。
上記の書類に関しても、詳しく解説します。
採用証明書
採用証明書は失業保険の受給をストップするのに不可欠な書類です。
失業保険の受給をストップさせるには、再就職が決まって失業保険の受給の必要性がなくなったことを示さなければなりません。
採用証明書は再就職したことを端的に示す書類であり、ストップさせるのになくてはならない書類と言えます。
雇用保険受給資格者証
雇用保険受給資格者証は、失業保険の受取の際に必要となる書類です。
雇用保険受給資格者証があることで失業保険の受取をスムーズに行えるほか、再就職手当の受給などにも活用できます。
他にも国民健康保険料を軽減させる手続きなどにも用いられるなど、大事な書類と言えます。
失業認定申告書
失業認定申告書は、失業認定を受けている際に就職や就労の有無、求職活動実績の有無を申告するための書類です。
再就職をした事実を、失業認定申告書に記載することで、書類上で報告することができます。
失業保険を受け取っている最中の行動を報告するための書類であり、たとえ再就職が決まっても提出は重要です。
再就職手当の申請に必要
ハローワークの採用証明書とは、再就職手当の申請に必要な書類です。
再就職手当とは、退職した方が1日でも早く再就職できるように促す制度で、再就職したことを証明するうえで採用証明書が必要になります。
再就職手当を受給するための条件は以下の通りです。
- 失業保険の給付日数が3分の1以上残っている状態で再就職したとき
- 待期期間満了後に再就職したとき
- 再就職先の企業で1年以上継続して働く見込みがある
- 過去3年以内に再就職手当を受給していない
- 最近退職した企業と再就職先の企業との間に関係性がないこと
再就職を促す制度であることから、離職日から再就職までの期日が短いほど多くの給付金を受給できる点が特徴です。
再就職手当の金額の目安とは？
再就職を早めに行うことで得られるのが、再就職手当です。
気になるのは再就職手当として、いくらもらえるかですが、以下の目安があります。
- 基本手当の支給残日数：所定給付日数の2／3以上の場合
- 基本手当の支給残日数：所定給付日数の1／3以上の場合
それぞれの目安について詳しく解説します。
基本手当の支給残日数：所定給付日数の2／3以上の場合
再就職をした時点で、基本手当の支給残日数が3分の2以上余っていた場合には、以下の計算式で再就職手当がもらえます。
- 基本手当日額×支給残日数×給付率70％
基本手当日額は失業保険として受け取れる1日あたりの金額となります。
例えば、所定給付日数が90日で、再就職時点で60日の支給残日数があった場合には、給付率70％で計算すれば、42日分の失業保険を受け取れる計算です。
仮に1日あたりの失業保険が4,000円程度だとしても、再就職手当として168,000円を一括で手にすることができます。
基本手当の支給残日数：所定給付日数の1／3以上の場合
次に基本手当の支給残日数が3分の1以上余っていた場合には、以下の計算式となります。
- 基本手当日額×支給残日数×給付率60％
例えば、所定給付日数が90日で、再就職時点で35日の支給残日数があった場合には、給付率60％で計算すれば、21日分の失業保険を受け取れることになります。
先ほどと同じく、1日あたりの失業保険が4,000円程度で計算すると、再就職手当として84,000円を受け取れる形です。
3分の1程度しか残っていなかったとしても、再就職手当としてまとまったお金を受け取れるのは大きいでしょう。
採用が決まったら？採用証明書の提出フローを解説
ハローワークへ採用証明書を提出するには、以下のステップを踏む必要があります。
- ハローワークへ内定報告
- 採用証明書の準備
- 就職先に採用証明書を記入してもらう
- 採用証明書をハローワークへ提出する
ここから具体的に解説します。
ハローワークへ内定報告
再就職先が決まった場合、まずはハローワークに電話しましょう。
失業保険を受給している方の中には、失業保険の受給期間が短くなるのではないかと、不安に思う方もいるかも知れません。
しかし、報告する日に関係なく、再就職する前日まで失業保険の支給は受けられます。
早期に報告することで、余裕を持って手続きを進められます。
採用証明書の準備
ハローワークに再就職先が決まったことを報告したあとは、採用証明書の準備をしましょう。
失業保険の申請をするときにもらう、「受験資格者のしおり」に採用証明書が同封されています。
もし、紛失した場合はハローワークのWebサイトからダウンロードできますが、自治体によりフォーマットが異なる点は注意が必要です。
最寄りのハローワークへ出向き、採用証明書をもらうのも1つの方法です。
就職先に採用証明書を記入してもらう
採用証明書を準備したあとは、再就職先に採用証明書を記入してもらいましょう。
後述するように、再就職先の企業に多くの箇所を記入してもらう点が、採用証明書の特徴であるためです。
採用証明書の記入に関しては、内定をもらったときに確認できるのが理想ですが、聞けなかった場合は企業に問い合わせることがポイントになります。
採用証明書を記入してもらったあとは、内容に間違いがないか念のためチェックすることが望ましいです。
採用証明書をハローワークへ提出する
採用証明書に間違いがないか確認できた場合、ハローワークへ提出しましょう。
ハローワークで採用証明書が受理されれば、手続きは終了です。
ハローワークへ行く時間がない方の場合、郵送で送ることもできます。
ただし、書類の記載に不備がある場合は受理してもらえない恐れがあります。
確実に受理してもらうためには、ハローワークにて手渡しで確認してもらうのも1つの方法です。
採用証明書の書き方と記入欄の説明
採用証明書で書く必要のある箇所は、具体的に以下の点です。
- 本人記入欄
- 事業所記入欄
- 事業所証明欄
ここから具体的に解説します。
本人記入欄
採用証明書で本人が記入する必要のある箇所は支給番号で、雇用保険受給資格者証に記載されている番号のことです。
支給番号に関しては、再就職先の企業が把握できないことから、本人が書かなくてはいけません。
支給番号以外に関しては、基本的に自分で書かず、再就職先の企業に任せましょう。
事業所記入欄
採用証明書の支給番号以外の項目に関しては、再就職先に書いてもらう必要があります。
再就職先に記入してもらう箇所は具体的に以下の通りです。
- 氏名
- 生年月日
- 住所
- 電話番号
- 入社予定日（雇用年月日）
- 従業員数
- 雇用期間など
とくに間違いやすいのは入社予定日（雇用年月日）で、以下の通り注意が必要です。
- 11月1日から11月30日まで試用期間で、12月1日から正社員雇用の場合：11月1日入社扱い
- 11月1日が会社の休日で、11月2日から出勤する場合：11月1日入社扱い
- 11月1日に諸事情により休み、11月2日から出勤した場合：11月1日入社扱い
ハローワークに提出する前に、よく確認することが望ましいです。
事業所証明欄
採用証明書の事業所記入欄とは、再就職先の企業に書いてもらう欄のことです。
基本的に間違いがあることは考えにくいものの、提出期限に余裕がない場合はチェックしたうえでハローワークに提出するのも1つの方法です。
企業に採用証明書の作成を依頼する際の注意点
再就職先の企業に採用証明書の作成を依頼する場合、以下の点を押さえるのがポイントです。
- 返送希望日を伝えておく
- 記入漏れの確認
ここから具体的に解説します。
返送希望日を伝えておく
採用証明書の作成を依頼するときは、返送希望日を伝えるのがポイントです。
とくに、提出期限が迫っている場合、返送希望日を伝えることで迅速に対応してもらえる可能性があるためです。
採用証明書の作成を依頼するとき、郵送になることから、書類の往復にかかる日数や書類を作成してもらうまでの日数を考慮する必要があります。
企業によっては書類の作成までに数日を要する可能性もあることから、返送希望日を伝えておきましょう。
記入漏れの確認
採用証明書の作成を依頼したあとは、記入漏れがないか確認するのがポイントです。
もし書類に不備がある場合、ハローワークに受理してもらえず、手続きの完了までに日数がかかるためです。
記入漏れを見つけた場合、再度記入を依頼する必要が出てきます。
前述の通り、入社予定日（雇用年月日）や所定の位置の押印などはミスしやすい箇所です。
スムーズに手続きをするうえでは、採用証明書の記入漏れを確認することが望ましいです。
採用証明書の提出期限はいつまで？
ハローワークへの採用証明書の提出期限は、採用決定日から入社日の前日までです。
採用してもらえた場合、すぐに提出が可能な書類であることから、なるべく早く提出することが望ましいです。
前述の通り、採用証明書を早めに出しても、失業保険の受給期間には影響がありません。
もしも提出期限に間に合わない場合は、ハローワークへ電話すれば対応してもらうことも可能です。
企業都合の場合は、提出期限を延長するなどの措置を取ってもらえます。
採用証明書は郵送でも提出できる？方法と注意点
採用証明書を提出するときはハローワークへ郵送することも可能です。
ハローワークまで提出しに行けない状況にある方の場合、郵送するのが1つの方法です。
郵送で採用証明書を受理してもらえる可能性は高いですが、あらかじめハローワークに問い合わせておくと安心できます。
郵送する場合、以下の書類を同封する必要があります。
- 失業認定申込書
- 雇用保険受給資格者証
郵送前に、漏れがないかチェックしておきましょう。
よくある質問
- 採用証明書はどのタイミングで会社にお願いすればいいですか？
- 就職が決まり、ハローワークへ報告する際にあわせて依頼しましょう。再就職手当の申請には提出期限があるため、なるべく早めの対応がおすすめです。
- 採用証明書は郵送でも提出できますか？
- はい。ハローワークによっては郵送での提出が可能です。ただし、事前に提出先の窓口へ確認しておくと安心です。
- 採用証明書の提出が間に合わない場合はどうすればいいですか？
- 提出期限に間に合わない場合でも、事情を説明すれば猶予をもらえることがあります。ハローワークへ早めに相談しましょう。
- 採用証明書を会社が出してくれない場合はどうすれば？
- 正当な理由があっても断られる場合、ハローワークを通じて指導が入るケースもあります。まずは丁寧に依頼し、難しい場合はハローワークに相談を。
- 採用証明書の提出先はどこですか？
- 基本的には最寄りのハローワークへ提出します。郵送やオンライン提出の可否も含め、担当窓口に確認するのが確実です。
まとめ
ここまで、採用証明書の特徴や書き方、提出する流れなどを解説してきました。
本記事のまとめは以下の通りです。
- 採用証明書とは、失業保険受給中の方が再就職先を決めたあとに、ハローワークに提出する書類
- ハローワークへ採用証明書を提出するとき、再就職先の企業にも必要事項を書いてもらったうえで提出する必要がある
- 採用証明書で本人が記入するのは支給番号のみである
- 企業に採用証明書の作成を依頼するときは、返送希望日を伝えることと記入漏れがないか確認することがポイントである
- 採用証明書の提出期限は、採用決定した日から入社日の前日までである
- 採用証明書は郵送でハローワークへ提出できる
採用証明書とは、本人のみではなく企業にも書いてもらわなくてはいけない書類であることから、なるべく早めに着手することが望ましいです。
期限内に採用証明書を提出し、新たな人生をスタートさせましょう。
本記事を参考に、採用証明書について理解していただければ幸いです。
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