ハローワークで求人応募を行うと、「紹介状」と呼ばれるものが発行されます。
紹介状にはいくつかの意味がある一方、意外なルールも隠されているのです。
この記事ではハローワークの紹介状のもらい方を中心に、紹介状の意味やもらい方、保管方法などを解説しています。
ぜひ最後までご覧ください。
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ハローワークの紹介状とは？
ハローワークの紹介状は、ハローワークの求人に応募した際に発行されます。
紹介状の中身ですが、応募した方の名前、面接予定日や企業の場所、地図などの情報が載っています。
この紹介状は必ずもらわなければならず、応募した会社に提出しなければなりません。
紹介状をもらう理由
紹介状が発行される最大の理由は、ハローワークが誰にどこの企業を紹介したのかをはっきりと示す必要があるからです。
一方、ハローワークに求人を出した企業にとっても紹介状の存在は非常に重要となります。
ハローワークに求人を出して実際に雇用が発生すると様々な補助金や奨励金、助成金の対象になる場合があります。
この時、ハローワークを通じて採用した事実を示すために紹介状が欠かせません。
紹介状は私たちが思っている以上に、実はとても重要な書類なのです。
紹介状があっても選考が有利になるわけではない
紹介状というネーミングから、ハローワークがお墨付きを与えている印象を受ける人もいるでしょう。
しかしながら、紹介状はあくまでも「ハローワークが紹介した」という事実を示す書類にすぎません。
そのため、紹介状があるから内定が得られやすいということはないのです。
ハローワーク側、企業側双方に重要な書類であって、求職者にはそこまでメリットのない書類と言えます。
そして、紹介状があるにもかかわらず出さない場合は企業側の心証を損ねやすいため、注意が必要です。
ハローワークの紹介状のもらい方
ここからはハローワークでもらえる紹介状について、もらい方を中心に解説します。
紹介状をもらうまでの流れ
紹介状をもらうまでの流れはおおむね以下の通りです。
- ハローワークにあるパソコンで求人をチェックする
- 求人を見つけたら求人票の印刷を行う
- 求人票を印刷したら職業相談窓口で相談を行う
- 応募すると決めたら職員に手続きをしてもらい、約束を取り付ける
- 職員が紹介状を発行する
一連の流れはさほど時間はかからず、その日のうちに一連の流れを経て紹介状が発行されます。
求人検索そのものは自宅でも行えるため、自宅で求人を探し、絶対に応募するという意思があればより早く発行されることになるでしょう。
紹介状をもらうために必要なもの
紹介状をもらう際には、主に2つのものが必要です。
- ハローワークカード
- 雇用保険受給資格者証
ハローワークカードはハローワークに求職の申し込みを行った人に与えられるカードで、これがないとハローワークの利用ができない大切なカードです。
雇用保険受給資格者証は失業保険をもらっている人にとって重要で、求人の応募が活動実績になるため、失業認定を受けていくのに必須のアイテムとなります。
電話や郵送ではもらえない
自宅で求人を見つけ、「絶対に応募するので求人票を送ってほしい」と電話で要求したり、郵送をお願いしたりしても、認めてもらえません。
これは紹介状は求職者本人に渡すことが定められており、代理人ですら渡せないことになっています。
確実に紹介状を受け取るには、ハローワークに足を運ぶしかありません。
ハローワークの紹介状をもらったあとの流れは？
ハローワークで紹介状をもらったらその後は何をすればいいのか、その流れをまとめました。
- 応募する企業に郵送する
- 紹介状は早めに提出しよう
- 面接時に持参の場合は郵送しない
それぞれの流れについて解説を行います。
応募する企業に郵送する
紹介状をもらったら、応募書類をまとめて企業に郵送します。
何を提出するかは後ほどご紹介しますが、書類の重ね方にも順番があり、マナーとして覚えておくべき事柄です。
郵送が求められる場合はこのマナーを理解した上ですぐに準備に取り掛かりましょう。
紹介状は早めに提出しよう
紹介状をよく見ると、紹介状の発行日が丸分かりとなっています。
そのため、出来る限り発行日の翌日、せめて3日以内には郵送しておくのが確実です。
ハローワークの求人は不特定多数の人が目を通しており、いつだれが求人に応募しているかわかりません。
悠長なことをしていて先手を取られて、採用が決まってしまうことを避けるためにも、速やかな提出が求められます。
面接時に持参の場合は郵送しない
面接のタイミングが紹介状を発行して数日後ぐらいの時は、郵送するよりも面接時に持参した方が確実となります。
面接までの日数がさほどない場合は郵送をしないで持参する方がいいでしょう。
不安な場合は求人応募をする際に、ハローワークの職員に尋ねて判断を仰ぐことをおすすめします。
ハローワークの紹介状を提出する際の注意点
応募した企業にハローワークの紹介状を提出する際には3つのポイントに注意しましょう。
- 書類を重ねる順番に注意
- クリアファイルに入れる
- 宛名の書き方
それぞれの注意点について詳しく解説します。
書類を重ねる順番に注意
応募書類は大きく分けて、紹介状、送付状、履歴書、職務経歴書ですが、基本的に「重要な書類」を上に重ねます。
- 送付状
- 紹介状
- 履歴書
- 職務経歴書
実は紹介状の方が履歴書よりも重要となるため、履歴書の上に紹介状を重ねることになります。
送付状は郵送の場合に必要なので、紹介状などを持参する場合は送付状は必要ありません。
クリアファイルに入れる
ハローワークの紹介状は基本的に「折ってはいけない」ことになっています。
そのため、折り目などがつかないよう、クリアファイルに入れておきましょう。
できれば履歴書や職務経歴書もセットでクリアファイルに入れておけば、きれいな形で企業側に受け取ってもらえます。
宛名の書き方
応募書類を郵送する場合は、封筒の表に応募する企業の名前はもちろんのこと、郵便番号や住所、宛名まで書きます。
この時、表の左下に「応募書類在中」と赤文字で書いておくだけでなく、応募書類在中の文字を四角で囲みます。
裏側は、下の方に応募する人の住所と氏名を記入し、どこの誰が何を送ったかを一目でわかってもらえるようになります。
一方、持参する際には宛先などは特に必要ありませんが、「応募書類在中」の文字、封筒裏面に書く使命は忘れないようにしましょう。
ハローワークで紹介状をもらったあとに辞退は可能？
紹介状をもらい、応募する気はその時点であったものの、様々な要因から辞退せざるを得ない状況になることもあるでしょう。
この場合、紹介状をもらってからの辞退が可能なのか気になるところですが、結論から申し上げますと辞退はできます。
ただし、何も連絡しないのはハローワーク側にも企業側にも失礼なため、双方への連絡を速やかに済ませましょう。
そして、なぜ辞退をするのか明確に示しておくことで、その後もハローワークを利用する際にわだかまりなく利用し続けることができます。
ハローワークの紹介状についてよくある質問
最後にハローワークの紹介状に関して、度々出てくる質問をまとめてご紹介していきます。
紹介状の発行にかかる時間は？
紹介状の発行は、混雑時こそ1時間以上かかってしまうことがありますが、素早く発行してくれる場合は1時間もかからないことも珍しくありません。
ハローワークを管轄するエリアによっては素早く発行してくれるケースもあるため、素早く紹介してくれるサービスを行っているか、確認しましょう。
紹介状は一回に何枚もらえる？
基本的に紹介状の発行上限はなく、何枚でも紹介状をもらえます。
ただし、紹介状をもらうことは企業に応募することを意味しており、ダブルブッキングが起きないよう、調整しなければなりません。
そのため、発行上限こそありませんが、複数枚もらえるといっても3枚前後にとどまるケースが目立ちます。
紹介状は土日にもらえる？
土日に紹介状をもらえるかどうかは、管轄のハローワーク次第となります。
ハローワークによっては土日にオープンしているケースもありますが、地方などは土日を休みにしているケースも珍しくありません。
また営業時間も管轄によってバラつきがあるため、開庁日と営業時間は必ずチェックしましょう。
紹介状をもらった企業の内定は辞退していい？
紹介状をもらい、複数の企業で面接を行う中で、第一志望、第二志望などを決めている人がいるのではないでしょうか。
先に第二志望の企業から内定をもらい、その後第一志望の企業からも内定をもらった場合、第二志望の企業のないていを辞退できるのか、気になる人もいるはずです。
基本的に紹介状をもらった企業の内定辞退はできます。
ただし、内定辞退を行うことに関して、ハローワーク側、内定辞退をする企業側双方にすぐ連絡を入れましょう。
正直に伝えるなど、明確に理由を伝えることがおすすめです。
まとめ
今回はハローワークの紹介状を中心に解説を行いました。
今回ご紹介した内容を改めて振り返ります。
- 紹介状は求人に応募すれば発行される
- 紹介状はハローワーク側と企業側双方に必要不可欠で、重要なアイテム
- 紹介状をもらう際にはハローワークカードや雇用保険受給資格者証が必要
- 紹介状は必ず本人に手渡しをするため、電話や郵送ではもらえない
- 紹介状を郵送する際には重ねる順番に注意し、折り目をつけないよう、クリアファイルに入れる
ハローワークでもらう紹介状はとても重要な書類であり、もらったらすぐにクリアファイルに入れて大切に保管しましょう。
そして、もらったらすぐに応募先の企業に郵送を行うのがマナー的におすすめです。
できれば紹介状をもらったら辞退することがないようにしたいところですが、どうしてもの時は辞退もできます。
その際は速やかにハローワーク側、企業側それぞれにお詫びの連絡を入れておくのが社会人としてふさわしい態度です。
