採用証明書って何？
採用証明書はいつまでに提出すればいい？
書き方が分からない…
本記事では上記の疑問やお悩みなどにお応えします。
失業保険の受給中に、再就職先の決まった方がハローワークに作成する書類が採用証明書です。
初めて採用証明書を提出する方にとっては、書き方や提出する期日、流れなどが分からずに不安に思うでしょう。
そこで今回は、採用証明書の特徴や書き方、提出する流れなどを具体的に解説します。
最後まで読めば、採用証明書に関する疑問を解消できます。
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ハローワークの採用証明書とは？
再就職先が決まった後にハローワークに提出する必要のある書類が採用証明書で、以下の2点が特徴です。
- 失業保険の受給停止に必要
- 再就職手当の申請に必要
ここから具体的に解説します。
失業保険の受給停止に必要
ハローワークの採用証明書とは、失業保険の受給を停止するために必要な書類のことで、再就職後は失業保険の受給を停止しなくてはいけません。
失業保険とは、退職した方を経済面で支え、一日でも早く再就職できるようにサポートすることが目的の制度であるためです。
再就職先が決まった場合、ハローワークに以下の書類を持参し、手続きをする必要があります。
- 採用証明書
- 雇用保険受給資格者証
- 失業認定申告書
失業保険を受給せずに再就職が決まった方の場合、ハローワークに採用証明書を提出する必要はありません。
再就職手当の申請に必要
ハローワークの採用証明書とは、再就職手当の申請に必要な書類です。
再就職手当とは、退職した方が1日でも早く再就職できるように促す制度で、再就職したことを証明するうえで採用証明書が必要になります。
再就職手当を受給するための条件は以下の通りです。
- 失業保険の給付日数が3分の1以上残っている状態で再就職したとき
- 待期期間満了後に再就職したとき
- 再就職先の企業で1年以上継続して働く見込みがある
- 過去3年以内に再就職手当を受給していない
- 最近退職した企業と再就職先の企業との間に関係性がないこと
再就職を促す制度であることから、離職日から再就職までの期日が短いほど多くの給付金を受給できる点が特徴です。
ハローワークへ採用証明書を提出する流れ
ハローワークへ採用証明書を提出するには、以下のステップを踏む必要があります。
- ハローワークへ就職したことを報告する
- 採用証明書の準備
- 就職先に採用証明書を記入してもらう
- 採用証明書をハローワークへ提出する
ここから具体的に解説します。
ハローワークへ就職したことを報告する
再就職先が決まった場合、まずはハローワークに電話しましょう。
失業保険を受給している方の中には、失業保険の受給期間が短くなるのではないかと、不安に思う方もいるかも知れません。
しかし、報告する日に関係なく、再就職する前日まで失業保険の支給は受けられます。
早期に報告することで、余裕を持って手続きを進められます。
採用証明書の準備
ハローワークに再就職先が決まったことを報告したあとは、採用証明書の準備をしましょう。
失業保険の申請をするときにもらう、「受験資格者のしおり」に採用証明書が同封されています。
もし、紛失した場合はハローワークのWebサイトからダウンロードできますが、自治体によりフォーマットが異なる点は注意が必要です。
最寄りのハローワークへ出向き、採用証明書をもらうのも1つの方法です。
就職先に採用証明書を記入してもらう
採用証明書を準備したあとは、再就職先に採用証明書を記入してもらいましょう。
後述するように、再就職先の企業に多くの箇所を記入してもらう点が、採用証明書の特徴であるためです。
採用証明書の記入に関しては、内定をもらったときに確認できるのが理想ですが、聞けなかった場合は企業に問い合わせることがポイントになります。
採用証明書を記入してもらったあとは、内容に間違いがないか念のためチェックすることが望ましいです。
採用証明書をハローワークへ提出する
採用証明書に間違いがないか確認できた場合、ハローワークへ提出しましょう。
ハローワークで採用証明書が受理されれば、手続きは終了です。
ハローワークへ行く時間がない方の場合、郵送で送ることもできます。
ただし、書類の記載に不備がある場合は受理してもらえない恐れがあります。
確実に受理してもらうためには、ハローワークにて手渡しで確認してもらうのも1つの方法です。
採用証明書の書き方
採用証明書で書く必要のある箇所は、具体的に以下の点です。
- 本人記入欄
- 事業所記入欄
- 事業所証明欄
ここから具体的に解説します。
本人記入欄
採用証明書で本人が記入する必要のある箇所は支給番号で、雇用保険受給資格者証に記載されている番号のことです。
支給番号に関しては、再就職先の企業が把握できないことから、本人が書かなくてはいけません。
支給番号以外に関しては、基本的に自分で書かず、再就職先の企業に任せましょう。
事業所記入欄
採用証明書の支給番号以外の項目に関しては、再就職先に書いてもらう必要があります。
再就職先に記入してもらう箇所は具体的に以下の通りです。
- 氏名
- 生年月日
- 住所
- 電話番号
- 入社予定日（雇用年月日）
- 従業員数
- 雇用期間など
とくに間違いやすいのは入社予定日（雇用年月日）で、以下の通り注意が必要です。
- 11月1日から11月30日まで試用期間で、12月1日から正社員雇用の場合：11月1日入社扱い
- 11月1日が会社の休日で、11月2日から出勤する場合：11月1日入社扱い
- 11月1日に諸事情により休み、11月2日から出勤した場合：11月1日入社扱い
ハローワークに提出する前に、よく確認することが望ましいです。
事業所証明欄
採用証明書の事業所記入欄とは、再就職先の企業に書いてもらう欄のことです。
基本的に間違いがあることは考えにくいものの、提出期限に余裕がない場合はチェックしたうえでハローワークに提出するのも1つの方法です。
会社へ採用証明書を作成を依頼する際のポイント
再就職先の企業に採用証明書の作成を依頼する場合、以下の点を押さえるのがポイントです。
- 返送希望日を伝えておく
- 記入漏れの確認
ここから具体的に解説します。
返送希望日を伝えておく
採用証明書の作成を依頼するときは、返送希望日を伝えるのがポイントです。
とくに、提出期限が迫っている場合、返送希望日を伝えることで迅速に対応してもらえる可能性があるためです。
採用証明書の作成を依頼するとき、郵送になることから、書類の往復にかかる日数や書類を作成してもらうまでの日数を考慮する必要があります。
企業によっては書類の作成までに数日を要する可能性もあることから、返送希望日を伝えておきましょう。
記入漏れの確認
採用証明書の作成を依頼したあとは、記入漏れがないか確認するのがポイントです。
もし書類に不備がある場合、ハローワークに受理してもらえず、手続きの完了までに日数がかかるためです。
記入漏れを見つけた場合、再度記入を依頼する必要が出てきます。
前述の通り、入社予定日（雇用年月日）や所定の位置の押印などはミスしやすい箇所です。
スムーズに手続きをするうえでは、採用証明書の記入漏れを確認することが望ましいです。
ハローワークへの採用証明書の提出期限は？
ハローワークへの採用証明書の提出期限は、採用決定日から入社日の前日までです。
採用してもらえた場合、すぐに提出が可能な書類であることから、なるべく早く提出することが望ましいです。
前述の通り、採用証明書を早めに出しても、失業保険の受給期間には影響がありません。
もしも提出期限に間に合わない場合は、ハローワークへ電話すれば対応してもらうことも可能です。
企業都合の場合は、提出期限を延長するなどの措置を取ってもらえます。
採用証明書はハローワークへ郵送でもいい？
採用証明書を提出するときはハローワークへ郵送することも可能です。
ハローワークまで提出しに行けない状況にある方の場合、郵送するのが1つの方法です。
郵送で採用証明書を受理してもらえる可能性は高いですが、あらかじめハローワークに問い合わせておくと安心できます。
郵送する場合、以下の書類を同封する必要があります。
- 失業認定申込書
- 雇用保険受給資格者証
郵送前に、漏れがないかチェックしておきましょう。
まとめ
ここまで、採用証明書の特徴や書き方、提出する流れなどを解説してきました。
本記事のまとめは以下の通りです。
- 採用証明書とは、失業保険受給中の方が再就職先を決めたあとに、ハローワークに提出する書類
- ハローワークへ採用証明書を提出するとき、再就職先の企業にも必要事項を書いてもらったうえで提出する必要がある
- 採用証明書で本人が記入するのは支給番号のみである
- 企業に採用証明書の作成を依頼するときは、返送希望日を伝えることと記入漏れがないか確認することがポイントである
- 採用証明書の提出期限は、採用決定した日から入社日の前日までである
- 採用証明書は郵送でハローワークへ提出できる
採用証明書とは、本人のみではなく企業にも書いてもらわなくてはいけない書類であることから、なるべく早めに着手することが望ましいです。
期限内に採用証明書を提出し、新たな人生をスタートさせましょう。
本記事を参考に、採用証明書について理解していただければ幸いです。
