会社を退職する際、本来であれば上司に直接退職の意思を伝えるのが一般的です。
しかし、さまざまな理由から直接退職の意思を伝えられないことがあり、その際に退職メールで送っても大丈夫なのかと気になる方もいるはずです。
結論から言いますと、法律上はOKですが、メールでなければならない正当な理由が必要です。
本記事では、上司に退職メールを送るのはOKなのかを中心に、退職メールを送る場合の注意点などを解説していきます。
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上司に退職メールをするのはOK？
上司に対して、直接ではなく退職メールを送ることで、そもそも退職は認められるのかと怖く感じている方もいるのではないでしょうか。
結論から言いますと、法律上は何ら問題がありません。
問題がない理由などをまとめました。
法律上はOK！
退職メールでも退職が認められる最大の理由は、民法で退職の申告方法に関するルールが定められていないからです。
要するに、直接の申し出やメール、電話など、どんな方法であっても退職の申し出があれば2週間後に辞められるというルールとなっています。
したがって、メールだから退職が認められないことはありません。
メールで退職の申し出を行う際に問題となってくるのが、マナーの部分のみと言えます。
マナーとしてはNG！
退職メールがマナーとしてNGとされる最大の要因は、就業規則や社内規定などで、退職する際に退職届の提出を求めているケースが目立つためです。
会社のルールなどで、上司などに退職届を提出した日が退職の申し出を行った日として扱われるケースが目立ちます。
退職は辞める本人にとっても重大な出来事ですが、会社にとっても大きな話です。
メールで突如退職する旨を伝えられても、会社は当然驚きますし、ルールにはない方法で退職の申し出をしてきたことへの不快感が出てしまいます。
退職の申し出を行ってからも、一定期間は引き継ぎなどで出勤する以上、退職メールで退職の申し出を行うことは引き継ぎなどに影響を及ぼしかねません。
マナーとしては、メールにおいては退職に関する相談や約束を取り付ける程度にして、実際に申し出を行うのは直接上司と会った場合にするのが無難です。
上司への退職メールがOKなケースは？
上司への退職メールが一切ダメということはなく、実は上司への退職メールがOKなケースがあります。
- 入院している
- 体調不良の場合
- 上司からハラスメントを受けている
上司への退職メールがOKなケースについてまとめました。
入院している
病気などを理由に入院をしている場合には、外出することが難しいケースが考えられます。
直接上司に会って退職の申し出を行うのが困難な場合には、メールでの申し出もやむを得ないと判断されるでしょう。
メールで申し出を行う場合には、メールで退職の申し出を行うことになった理由などを記載しておくと、やむを得ない事情を汲み取ってもらいやすくなります。
体調不良の場合
入院するほどではないにしても、心身の不調など体調不良になっている場合もメールでの連絡が可能です。
例えば、精神疾患を抱えていて会社に出向くのもストレスになってしまう場合、直接退職の申し出を伝えるのも相当なストレスとなります。
メールであればある程度負担が軽減された形で退職の申し出が行えます。
退職届を提出するように求められれば、郵送の形で送付することも可能です。
メールで退職の申し出をした際に、理由を添えておくと上司としても対処がしやすくなります。
上司からハラスメントを受けている
本来であれば直接退職の申し出を伝えるべき上司から、さまざまなハラスメントを受けているケースにおいては、メールでの申し出はやむを得ないと言えます。
もしも直接退職の申し出を行ったら、「どんなことを言われるかわからない」と恐怖に感じてしまう人もいるはずです。
ハラスメントの被害を受ける可能性がある場合にも、メールでの申し出がおすすめです。
また、現状ハラスメントで苦しんでいる場合には、ハラスメントを受けた証拠を多く残しておくと、有利な形で辞められる可能性が出てくるでしょう。
上司へ退職メールを送るときの注意点
やむを得ない事情もあって、上司へ退職メールを送る際には以下の4つの点に注意しましょう。
- なるべく早めに送る
- 直属の上司に最初に伝える
- 丁寧な文面で送る
- 面談ではなくメールで伝える理由を記載する
上司に退職メールを送る際の注意点について解説します。
なるべく早めに送る
上司に退職メールを送る際には、できる限り早めに送ることが大切です。
民法では、退職の申し出から2週間以降に退職できるため、退職の2週間前にメールで申し出を行うのが理想的です。
また、円満退職を目指したい場合には就業規則に則って、決められた時期までにメールを送ることになります。
いずれにしても、余裕のある日程になる形で退職のメールを出すことが大切です。
直属の上司に最初に伝える
メールで退職の申し出を行う場合でも、基本的には直属の上司に最初に伝えることが求められます。
直接的に退職の申し出を行う場合も、原則は直属の上司から伝え始める必要があるため、この原則に従う形となります。
万が一別の人から伝え始めると、上司の立場からすれば立場がなくなってしまうため、あまりいい気持ちにはなりません。
退職の申し出がメールか直接会って伝えるかの違いに過ぎず、守るべき段取りは変わらないのです。
一方、直属の上司からハラスメントを受けているのでメールで退職の申し出をしたい場合には、上司のさらに上の上司に伝えることが求められます。
丁寧な文面で送る
いかなる理由があったとしても、「メールで退職の申し出を行うことは失礼」と考える人はいるものです。
そのため、できる限り丁寧な文章を心掛け、失礼がないように最大限の対処を行っていくことが求められます。
フォーマルな内容をメールで伝えると、味気ない内容になりやすく、冷たさを感じるようなものになりがちです。
丁寧な文章を心掛けると誠意が伝わりやすく、やむを得ない事情で書いたという判断をしてもらいやすくなります。
メールを出す以上、できる限りの配慮を行っておくことをおすすめします。
面談ではなくメールで伝える理由を記載する
「なんでメールで退職の申し出を行うのか」と強い疑問を持つ人がいるのも事実です。
そのため、メールで退職の申し出をする理由を記載しておくことが大切です。
体調不良であれば、「体力的に直接会って申し出を行うのは厳しい」などと理由を書けば、やむを得ない事情があると判断してもらえます。
精神疾患などを抱えている場合も、医師と相談した上で、「強いストレスがかかるのを避けたい」などと理由をつければ相手は事情を汲み取るでしょう。
理由がわからないので、メールで退職の申し出を行うことに嫌悪感を抱きがちですが、明快な理由があれば、納得してもらいやすいと言えます。
まとめ
今回は、上司に退職メールを送るのはOKなのかについて解説してきました。
最後に今回ご紹介した内容を振り返っていきます。
- 上司への退職メールは法律上はOKだが、マナーとしては本来NG
- 上司への退職メールがOKなのは、入院や体調不良などのケース
- 上司へ退職メールを出す際は、早めに送ることなどに気を付ける
本来マナー的に上司に退職メールを出すことはいいことではありませんが、やむを得ない事情がある際には認められます。
メールで退職の申し出をせざるを得なくなった理由を添えた上で、できる限り丁寧な文章で退職の意思を伝えることが必要です。
